Komentuje Marcin Opas, wykładowca na Wydziale Zarządzania UŁ
Napięte terminy, wieloetapowe projekty, lista potencjalnych problemów i zespół do skoordynowania – a wszystko „na wczoraj”. Jak zorganizować pracę, żeby sprawnie wykonać nawet najbardziej skomplikowane zadanie? Które czynności mogą być zaplanowane równolegle i w jakiej kolejności je układać?
Z pomocą przychodzi metoda ścieżki krytycznej, która przy pomocy prostych kroków pomaga uporządkować pracę tak, aby wyznaczyć najważniejsze zadania i stworzyć harmonogramy niezależnie od wielkości projektu – począwszy od budowy osiedla, po rozplanowanie dostaw czy… usmażenie jajecznicy.
Metoda ścieżki krytycznej (ang. CPM – Critical Path Method), jest dziarską sześćdziesięciolatką wspierającą tysiące menedżerów projektów na całym świecie. Powstała w połowie lat 50-tych ubiegłego stulecia w amerykańskim koncernie chemicznym Du Pont, który zmagał się ze skomplikowanymi projektami utrzymania ruchu w swoich zakładach produkcyjnych i poszukiwał nowej formy tworzenia harmonogramu, odmiennej od tradycyjnego harmonogramu Gantt’a.
Ścieżka krytyczna jest narzędziem pokazującym projekt, nad którym aktualnie pracujemy, w formie sieci, gdzie widoczne są konkretne czynności do wykonania oraz łączące je zależności. Jednocześnie pozwala ona na wyznaczenie najkrótszego możliwego czasu realizacji projektu – ścieżka składa się z czynności krytycznych, w przypadku realizacji których nie mamy żadnego zapasu czasu.
Ustalenie kolejności działań i zarządzanie harmonogramem jest zadaniem obejmującym wszystkie działania związane z planowaniem i tworzeniem struktury projektu. Służą one ustaleniu kolejności działań w projekcie oraz określeniu terminów ich zakończenia, sposobów monitorowania i sterowania przebiegiem prac. Celem planowania jest określenie i przedstawienie kolejności przebiegu procesów, punktów styku różnych projektów i zadań, jak też uporządkowanie projektu i czasów wykonania.
Tworzenie diagramu sieciowego w metodzie ścieżki krytycznej to sekwencja następujących kroków:
- Podział projektu na zadania i czynności
- Ustalenie logicznego następstwa poszczególnych czynności
- Określenie czasu trwania czynności
- Wykreślenie sieci
- Ustalenie najwcześniejszych możliwych i najpóźniejszych dopuszczalnych terminów wystąpienia zdarzeń
- Wyliczenie rezerw czasu
- Wykreślenie drogi krytycznej
- Interpretacja rezerw czasu
- Ewentualne udoskonalenie sieci (skrócenie ścieżki krytycznej) -> powrót do punktu. 4.
Czas trwania zadań możemy określać wykorzystując następujące techniki:
- Opinie eksperckie
- Zapisy ze zrealizowanych projektów
- Ankiety i wywiady
- Metodę Project Evaluation and Review Technique (PERT)
- Korzystając z technik estymacji
Opracowana metoda pozwala obliczyć planowany najwcześniejszy możliwy termin zakończenia projektu oraz wskazuje zadania mające najsilniejszy wpływ na jego terminowe zakończenie. Odpowiada na zasadnicze pytanie: „ile czasu potrzebujemy na każde zadanie, zanim ukończymy projekt?” Część czynności może być wykonywana równolegle, ale są też takie, które muszą następować dopiero po zakończeniu innego zadania.
Wyobraźmy sobie, że przygotowujemy śniadanie na ciepło. Smażymy jajecznicę, jednocześnie gotując wodę na herbatę i podgrzewając tosty, ale tłuszcz na patelni musimy roztopić, zanim wrzucimy na nią rozbite jajka. Metoda ścieżki krytycznej to diagram prezentujący, co mamy zrobić i kiedy. W dalszej kolejności do każdego zadania możemy przypisać czasy trwania, koszty i zasoby. A stąd już tylko krok do pełnej receptury realizacji projektu!
Wydział Zarządzania UŁ zaprasza wszystkich, którzy chcą dowiedzieć się więcej o zarządzaniu projektami do udziału w Studium Menedżerskim Zarządzanie Projektami:
***
Marcin Opas prowadzi szkolenia z zarządzania projektami na Wydziale Zarządzania Uniwersytetu Łódzkiego. Od ponad 20 lat pasjonuje się zarządzaniem projektami. Na swoim koncie ma ponad 100 pomyślnie zrealizowanych projektów, których budżety niejednokrotnie przekraczały dziesiątki milionów złotych. Jego umiejętności i osiągnięcia docenione zostały przez Europejski Bank Odbudowy i Rozwoju, Bank Światowy czy Amerykańską Agencję Rozwoju Międzynarodowego, na rzecz których pracował na Bałkanach, Ukrainie i w Stanach Zjednoczonych. Na co dzień zajmuje się doradztwem i rozwojem kompetencji w obszarze zarządzania projektami dla organizacji. W swojej karierze trenerskiej przeszkolił kilka tysięcy osób w Polsce i zagranicą.
